Quando convocar uma reunião com seus colaboradores? Quando convocada como configurá-la?

Ao participar como colaborador em vários projetos recebo convocações para diversas reuniões. Infelizmente, grande parte delas não possui um bom valor agregado. Cansado de tanto bla.. bla… bla… resolvi colocar neste post as minhas impressões sobre este assunto.

Uma reunião é composta por um grupo de pessoas que discutem algum tema “relevante”, com o objetivo de resolver algum problema ou otimizar alguma situação. Durante a discussão os pontos fortes e fracos para a escolha das estratégias a serem percorridas devem ser apresentados. Lembre-se que formas de potencializar os pontos fortes e minimizar os riscos devem ser contempladas.  

Não devemos convocar uma reunião apenas para comunicar algo.

Várias pautas possuem em seu escopo o famoso item: “comunicados importantes” ou “apresentação das decisões tomadas”. O objetivo deste item é apenas informar algo, melhorias efetuadas na infra-estrutura da empresa e as decisões que já foram tomadas em uma instância superior. Para comunicar algo, envie um e-mail ou um memorando.

Reuniões longas, geralmente, costumam ser improdutivas.

Já participei de várias reuniões que duraram cerca de 4 horas. Nota: Duas horas foram gastas com os famosos comunicados. Uma reunião desse tipo costuma ser improdutiva. Após a primeira hora, a maioria dos colaboradores irão dispersar. Uma reunião deve tratar de pontos específicos e bem delimitados. Os objetivos da reunião devem ser bem delineados.  Discursos que não contribuem devem ser evitados. As reuniões mais produtivas que participei duraram no máximo uma hora.

Não existe reunião sem pauta.

Pode parecer estranho, mas já recebi muita convocação para reunião sem a pauta. Neste caso vou para a reunião, sem saber o que a coordenação do projeto quer discutir. A pauta justifica a reunião. Lembre-se insira na pauta pontos específicos.

Convoque somente os interessados.

Para “otimizar o tempo” os coordenadores/diretores convocam todos os colaboradores de uma determinada organização para uma determinada reunião. Passei por este fato inúmeras vezes. Veja só a pauta que recebi em uma das reuniões que participei: 1 – apresentação das decisões tomadas sobre o projeto A; 2 – apresentação das decisões tomadas sobre o projeto B. Na época só participava do projeto B, tive que escutar todas as decisões tomadas para o projeto A, e posteriormente escutar todas as decisões tomadas para projeto B. Todos entraram mudos e saíram, após 2 horas, calados… “produtivo isto…?

Reuniões devem ser feitas com grupos pequenos.

Imagine você chegar a uma reunião e encontrar cerca de 40 pessoas sentadas esperando o seu início. Situação comum no meio universitário. Este tipo de configuração impossibilita que todos envolvidos expressem suas idéias. Fomente a divisão do grande público em grupos menores, estes grupos devem apresentar uma solução para um problema pontual, previamente, apresentado na pauta.

Reunião não é feita para dar treinamento ou palestra.

Ano passado recebi uma convocação para uma reunião que a pauta contemplava uma palestra. Para piorar a situação eu já tinha assistido-a. Lembre-se, uma reunião é feita para discutir algo e tomar uma decisão. Enquanto coordenador ou gerente de projetos se quiser oferecer um treinamento ou palestra não use a reunião para isto. Convoque para o treinamento aqueles que não foram treinados. Veja só que exemplo bizarro: Quando coordenava o processo seletivo (vestibular) da FATEC de Ourinhos, fui obrigado a participar de 08 treinamentos (todos com o mesmo conteúdo), um a cada semestre. Organize a palestra ou treinamento como um evento a parte, selecione as pessoas corretas para ele.

Reuniões devem ser feitas no horário de trabalho de seus colaboradores

Parece estranho, mas já fui convocado para reuniões fora de meu horário de trabalho. Como trabalho ativamente com projetos e ministrando aulas e cursos, não pude participar. Ao convocar seus colaboradores, tente respeitar o horário de trabalho. Evite datas como sábados ou domingos. Lembre-se que nestes momentos o colaborador pode ter assumido outros compromissos. Claro que muitas vezes os coordenadores de projeto não têm alternativas, neste caso a reunião deve possuir um alto valor agregado, faça com que o colaborador seja um participante ativo do processo de tomada de decisão.

Evite frases como:

Algumas equipes não respeitam o cronograma. Existem pessoas que não submeteram o artefato X. Estão esquecendo documentos importantes em lugares impróprios.  Essas colocações não agregam nada em uma reunião. Ao escutá-las, todos se olham e ficam tentando adivinhar de quem os coordenadores estão falando. Se algum colaborador errou em algum momento, exponha isto somente a ele e fim de papo.

Cobranças generalizadas não são bem vindas

Alguns gerentes não terminaram o relatório de planejamento. Os gerentes que terminaram não  merecem este tipo de cobrança. Envie um e-mail cobrando quem não entregou.

Resumindo, uma reunião deve unir novamente os colaboradores em torno de um único objetivo. Infelizmente, já participei de várias “des(re)união”.

Ao convocar uma (re)união siga as instruções:

Estabeleça uma boa pauta com objetivos bem definidos;

Convoque somente os interessados;

Faça reuniões com grupos pequenos;

Não utilize a reunião para treinamentos;

Delimite um horário para término da reunião;

Na maioria dos projetos uma reunião não deve ultrapassar 1 hora.

Procure configurar a reunião no horário de trabalho de seus colaboradores;

Faça com que os colaboradores internalizem o problema e procurem uma solução para ele;

Resuma as decisões tomadas e os produtos gerados no final da reunião (o encaminhamento da reunião).  

J. A.

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12 Responses to “Quando convocar uma reunião com seus colaboradores? Quando convocada como configurá-la?”

  1. Muito bom Guto. Concordo plenamente.
    Já vi casos em que a PAUTA era um documento gigantesco… então, talvez uma dica seria elaborar uma pauta clara e direta, uma espécie de scorecard mesmo.
    []s

  2. Luiz Carlos Begosso Says:

    Muito bom!
    A word to the wise is enough.

  3. Just passing by.Btw, your website have great content!

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  4. Caro Guto,

    Concordo com a maioria de suas colocações, porém acredito que:
    Há reuniões para discussão de problemas e tomada de decisão e há reuniões de esclarecimentos sobre a política da Instituição. Ambas são necessárias e exigem seus correspondentes documentos institucionais, ou seja, terminada uma reunião, os envolvidos devem receber documento com as decisões tomadas ou a síntese dos itens importantes da política/planejamento que foram esclarecidos.
    Raramente vejo essas comunicações ocorrerem, o que provoca o desconhecimento das decisões e da política da Instituição por aqueles que se ausentaram ou não prestaram muito atenção à reunião.
    Abraços e parabéns pela iniciativa!

  5. pois é Eliana, sâo os famosos meeting minutes que americanos insistem em enviar apos as reunioes, pra assim formalizar os resultados das reunioes. infelizmente brasileiros nao tem essa cultura.

  6. Olá professor….tudo bem?? não se lembra de mim da fatec ourinhos ..estudei com a graciele,ana carla, juliana…enfim …eu pedi transferencia para outra fatec e estou fazendo um trabalho sobre engenharia de software…e queria saber se o senhor não tem alguma coisa pra me passar??!!! Desde já muito obrigada!!!

    bjus de sua eterna aluna …..:)

  7. Concordo em tudo porque vamos falar serio tem coisas que são chatas pra caramba um delas é a tal da REUNIÃO…É um saco…

  8. EMERSON RIBEIRO Says:

    Olá, sou Enfermeiro emergencista e achei muito interessante suas considerações. O desconhecimento dessas informações geram transtornos bem desagradáveis na maioria das reuniões em que participo no hospital onde trabalho. Um dos problemas é a questão da diretoria estar constantemente nos convocando (impondo presença obrigatória) para todo tipo de reunião. Ouvi dizer que legalmente podemos receber apenas duas convocações (com obrigação de participação) por ano… o senhor poderia me dizer se isso é realmente verdade?

    • José Augusto Fabri Says:

      Emerson,

      Eu acredito que o número de reuniões por ano é uma prerrogativa da empresa. Não sei se existe legislação que delimita um número máximo de reuniões por ano.

      Att.

      José Augusto

  9. qual a finalidade da convocação de uma reunião?

  10. [...] The busiest day of the year was September 29th with 430 views. The most popular post that day was Quando convocar uma reunião com seus colaboradores? Quando convocada como configurá-la?. [...]

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