A gestão de expectativa em um projeto de software

Em quanto tempo estaremos utilizando a primeira versão do software? Quando podemos treinar nosso pessoal, para que as primeiras informações sejam automatizadas?

As questões acima ocorrem com freqüência em vários projetos de software. Freqüentemente, respondo além destas, várias outras que têm como foco principal o tempo de entrega do produto.

É importante salientar que durante a gestão de qualquer tipo projeto, devemos desenvolver uma boa gestão de expectativa junto ao nosso cliente.  Neste post apresento algumas dicas que podem ser aplicadas, sistematicamente, na gestão de qualquer projeto. Nós da Fundação Educacional do Município de Assis (FEMA) estamos aplicando tal sistematização em um grande projeto, financiado pela Fundação Telefonica, que envolve entre outras coisas, o desenvolvimento de um software.

1 – Estabeleça ciclos curtos para entrega de artefatos.

Encaramos qualquer tipo de artefato em um projeto (de software ou de TI) como um subproduto. Um dos primeiros compromissos firmados junto aos clientes do projeto financiado pela Fundação Telefonica foi à organização de uma sala de treinamento para inclusão digital de jovens e adolescentes. O projeto teve início no dia 20 de dezembro de 2007. Todos nós sabíamos que à maioria das empresas diminuem o ritmo de trabalho no feriado natalino. Logo nas primeiras semanas de execução do projeto, não poderíamos deixar nosso cliente sem receber qualquer tipo de informação. Sabíamos também que os maioria dos fornecedores de infra-estrutura liberariam os orçamentos somente na primeira ou segunda semana de janeiro. Resolvemos então modelar virtualmente a sala de treinamento e apresentá-la ao cliente. No dia 28 de dezembro (8 dias após o início do projeto), apresentamos o artefato em questão. Obtivemos uma grande receptividade, o mesmo ficou surpreso, pois ele esperava que apresentássemos vários orçamentos na segunda semana de janeiro de 2008. De posse do projeto virtual, o cliente pode apresentar várias sugestões que, contribuíram para o desenvolvimento da referida sala. Lembro que a sala foi inaugurada na primeira quinzena de fevereiro.

 2 – Ao estabelecer um prazo… CUMPRA.

Quando dizemos, no próximo dia 10 entregaremos os subprodutos A, B e C, expectativas são criadas junto ao cliente. O descumprimento de um compromisso quebram-as, fator este que denigre sua credibilidade como gerente de projetos. Caso ocorra algum imprevisto e você não consiga honrar o compromisso, convoque o cliente para uma reunião, exponha o problema e equalize uma solução.

3 – Surpreenda o cliente.

Inove ao apresentar um subproduto. Destaque a importância do que está sendo apresentado para o projeto (foi justamente isto que fizemos durante a apresentação da modelagem virtual da sala). Justifique o motivo pelo qual aquilo foi desenvolvido daquela forma. Cite os pontos fortes e fracos que você encontrou no desenvolvimento. Diga ao cliente que o desenvolvimento daquele subproduto contribuiu para o crescimento de sua equipe. Seu cliente é seu parceiro.

4 – Descubra as “sub-expectativas” do cliente.

Lembre-se que um gerente nunca conseguirá mapear todas as expectativas do cliente no início do projeto. Geralmente, mapeamos apenas as expectativas globais, o produto terá o seguinte escopo, deve funcionar de tal forma. Ao apresentar os subprodutos gerados, expectativas locais ou “sub-expectativas” com certeza vão surgir. Essas “sub-expectativas” são de extrema importância na satisfação do cliente perante o projeto. Verifique a possibilidade de incorporá-las no escopo do produto, mesmo que seja em uma segunda ou terceira fase de execução.

5 – Gere novas expectativas junto ao cliente.

Às vezes a visão do cliente é limitada e o mesmo não enxerga as potencialidades do produto junto ao mercado. Isso também aconteceu no projeto financiado pela Fundação Telefonica. Além da sala de treinamento, o projeto prevê o desenvolvimento de um portal para centralizar as informações dos jovens e adolescentes atendidos por uma série de entidades sociais de Assis. Ao apresentarmos a primeira versão deste produto, foi vislumbrada junto ao cliente, a possibilidade do acesso “pervasivo” das informações. Nossa equipe fez a seguinte citação durante a apresentação da primeira versão do software: “Imagine que o prefeito da cidade de Assis esteja participando de uma reunião junto ao governo do estado. O objetivo desta reunião é angariar novos recursos para melhoria da infra-estrutura social da cidade. Vamos supor que o prefeito é chamado a apresentar quais são os programas que contemplam os atendimentos dos jovens e adolescentes na cidade de Assis. Durante a sua fala o prefeito “saca” seu celular, acessa o portal e recebe, de forma atualizada, a quantidade de jovens que são atendidos nos mais variados programas. Essa fala gerou uma grande expectativa junto ao cliente e, com certeza, ela será incorporada na segunda fase do projeto (que já está aprovada).

Enfim, para finalizar saliento que os recursos necessários para o desenvolvimento de alguns projetos podem ser duradouros. Novos produtos sempre vão gerar novas idéias e novas idéias sempre vão gerar novos produtos. A gerência de expectativa do cliente é de fundamental importância neste contexto. O algoritmo é relativamente simples: 1 – Atender as expectativas. 2 – Gerar novas expectativas. 3 – Volte ao passo 1.

Nota: A gestão técnica do projeto financiado pela Fundação Telefonica é feita por dois professores da área de Informática da Fundação Educacional do Município de Assis. O projeto é executado por alunos do curso de Ciência da Computação e de Tecnologia em Processamento de Dados.

Abraços a todos

J.A.

One Response to “A gestão de expectativa em um projeto de software”

  1. Ola. pq vc nao tem um link pra RSS no teu blog.? Acho que o WordPress oferece isso, e fica mais facil para os leitores acompanharem as atualizacoes…
    Atenciosamente
    Marcos

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