O outro lado das métricas de um software

Esta semana me deparei com uma questão extremamente interessante e complexa. Existe um modelo (ou métrica) que estime o valor agregado que um software irá trazer após a sua implantação?

O valor agregado caracteriza-se pelo aumento do capital intelectual, financeiro e de gestão em uma organização do setor produtivo dado a incorporação de uma entidade (pessoa, grupo de pessoas, software, ferramenta ou processo).

A implantação de um software (desde que seja bem conduzida) pode trazer um aumento substancial dos capitais elencados no parágrafo anterior, a organização analisa seu modelo negócio, reorganiza processos, realoca pessoas e reflete sobre questões relacionadas à persistência do conhecimento.

Introduzir métricas dentro deste contexto não é uma tarefa fácil, demanda conhecimentos que transcendem a esfera puramente técnica relacionada à definição, desenvolvimento e implantação de um software. É necessário conhecer profundamente o ambiente sistêmico no qual o software irá funcionar. Conceitos ligados a planejamento de produção devem fazer parte do escopo do profissional que irá promover a aplicação destas métricas.

Antes de conceber um modelo, tentarei compartilhar um caso (real) sobre o retorno temporal e financeiro na execução de um determinado processo negócio, dada a análise correta e reorganização de processos.

O exemplo

Caracterização do problema:  Zaca (nome fictício) é uma cidade do interior do Brasil. Como toda cidade ela deveria oferecer creche a suas crianças em período integral. Porém este fato não ocorre (não vamos entrar no mérito social da questão). Em virtude do não oferecimento das vagas em tempo integral, os pais matriculam seus filhos na creche A pela manhã e na creche B no período da tarde. Com isto a criança ocupa duas vagas, uma na creche A e outra na creche B, promovendo uma menor democratização no número de vagas. A secretaria municipal da educação (SME) percebeu a “necessidade” de construir um software que una o processo de matrícula nas creches em uma rede de dados. A caracterização sistêmica elaborada a partir da descrição problema pode ser visualizada por meio do diagrama de seqüência representado no lado esquerdo.

Solução do problema (emitida por um consultoria após analisar o ambiente sistêmico – vide diagrama a direita): Não é necessário implementar software sobre uma rede de dados que una o processo de matrícula. É necessário apenas reestruturar os processos de negócio. Como? Seguindo os passos abaixo:

a)      Entre as 16h e 18h as 6 creches devem comunicar via telefone a SME a disponibilidade de vagas dada alguma desistência.

b)      A SME deve disponibilizar uma pessoa para captar e controlar estas vagas.

c)       Os pais não irão realizar a matricula na creche e sim na SME (visto que a cidade é de pequeno porte).

De posse do exemplo questiono: Qual foi o valor da organização sistêmica (reestruturação do processo) efetuada?

Para tentar responder esta questão utilizei a seguinte premissa:

se valor > preço então benefício > custo

O valor (não financeiro e sim no sentido do retorno gerado para a organização) da análise efetuada é extremamente alto se comparado ao preço do software e da infra concebida na caracterização do problema. Este fato nos remete a um aumento substância do benefício coletivo, a prefeitura de Zaca pode aplicar toda a verba que seria destinada a construção do software para resolver o problema central – construir mais creches para atender as crianças em tempo integral.

Esboço do modelo de métricas pós-implantação

O esboço do modelo de métricas pós-implantação leva em consideração aumento da:

  • Capacidade de gestão da organização: O software implantado proporciona uma maior governança dentro do ambiente organizacional? É possível prever o tempo/esforço/custo de um projeto com maior grau de certeza? Antes da implantação do software quantas previsões de tempo/custo/esforço se concretizavam? Este número aumentou após a implantação? O que isto implica em termos de satisfação do cliente? Qual a colaboração do software junto aos padrões de qualidade da organização?
  • Capacidade financeira da organização: A implantação do software provê uma diminuição de tempo e esforço para a execução de uma determinada tarefa? Se sim, qual é o valor quantitativo desta diminuição?
  • Capacidade intelectual da organização: O desenvolvimento e a implantação do software promoveram o aumento da visão organizacional dos colaboradores? É possível quantificar este aumento? O software possui subsídios para armazenar conhecimentos explícitos sobre o processo de negócio? Se sim, este conhecimento é de fácil recuperação?

Analise o ambiente organizacional após a implantação do software e tente responder estas questões. As respostas iram refletir o valor agregado que um software traz após a sua implantação.

Fabri – Universidade Tecnológica Federal do Paraná (fabri@utfpr.edu.br).

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