Em algumas organizações as atividades inerentes à gestão de projetos já estão institucionalizadas. Os diversos setores ou departamentos implementam ações inerentes à planejamento, execução e controle de projetos. Algumas organizações possuem setores certificados na esfera do PMI.
Essas organizações procuram maximizar os seus resultados de forma rápida, efetiva e durável. Porém em alguns casos esta maximização não é atingida dentro das diretrizes esperadas. Os CEOs, CIOs não percebem a origem desta ausência de resultados. Não basta estruturar, sobre a ótica da gestão de projetos, os setores ou departamentos em sua empresa. É necessário realizar a gestão da gestão.
A gestão da gestão se caracteriza em estabelecer métricas estratégicas alinhadas a missão e visão de sua organização. Estas métricas transcendem as métricas estabelecidas pelos setores e departamentos. Na gestão da gestão as organizações devem ter a capacidade de estabelecer um alinhamento estratégico com os seus clientes, lembrando sempre que este clientes são parceiros importantes dentro do modelo de negócio já estabelecido. Aqui é importante salientar que o cliente pode ser caracterizado como cliente interno ou externo.
A gestão da gestão pode ser encarada como um meta-processo que possibilita os setores ou departamentos a criação do processo de gestão de projetos.
Neste momento, vocês enquanto interlocutores do blog devem estar questionando: Como criar este meta-processo? Quais são as fases ou atividades que proporcionam eu desenvolver a gestão da gestão?
Eu não tenho uma receita pronta, pois as organizações possuem naturezas distintas. Apresentar um conjunto de instruções único é perigoso. Posso prover informações passivas de refinamento que podem direcionar minimamente o estabelecimento inicial da gestão da gestão.
1. Analise cuidadosamente a sua visão e missão. É a partir desta análise que você irá estabelecer as métricas estratégicas para configurar a sua meta-atividade de planejamento. Exemplo: o Laboratório de Inovação (LABINOV) do Campus de Cornélio Procópio da UTFPR possui como visão o CRESCIMENTO do setor produtivo local e regional. A missão deste laboratório é OPORTUNIZAR este crescimento. A partir da visão e missão podemos inferir as métricas estratégicas. Neste post vamos exemplificar uma das métricas: Prover subsídios para que as 10 empresas incubadas na Incubadora de Inovações da UTFPR ganhem um edital para o fomento a inovação junto às agências financiadoras. Perceba que esta métrica está alinhada com a visão e com a missão do LABINOV.
2. Defina os setores ou departamentos que se relacionam diretamente com a métrica estabelecida. Em nosso exemplo, dois setores do LABINOV se relacionam diretamente com a métrica: sensibilização e treinamento. O primeiro mostra a importância da ação embutida na métrica para os incubados. O segundo irá prover o treinamento para os incubados. Este treinamento deve focar a obtenção de recursos nos editais das agências de fomento.
3. Apresente aos setores definidos, as ações que devem ser executadas por eles, para que a métrica seja atingida. Estas ações devem ser planejadas, executadas e controladas. A gestão tradicional como você.
4. Verifique se o planejamento quantitativo efetuado pelo setor é passível de ser realizado. Os dados inerentes a tempo, custo e prazo devem ser capturados pelos CEOs da organização. Estes dados devem ser analisados e armazenados em na base histórica de projetos da organização.
5. Acompanhe de perto a execução do projeto delineado pelo setor. Perceba que todo planejamento e execução é delineado pelo setor. O acompanhamento e feito a 4 mãos, pelo setor e pela área estratégicas. O setor deve acompanhar se o tempo, o prazo e os custos delineados no projeto estão dentro do planejado. Exemplo: o plano prevê sensibilizar 5 empresas na primeira semana. Sensibilizamos quatro. Já área estratégica da organizações deve verificar se a ação executada agregou valor ao portfólio do cliente e ao seu próprio portfólio. Acompanhamento completamente distintos.
6. Análise os resultados obtidos. Quantas empresas participaram de editais para obter recursos? Quanto de recursos foram obtido? Qual o CRESCIMENTO que a empresas obtiveram?
A gestão da gestão é uma atividade de extrema importância que deve ser realizada pelas empresas. Porém em muitas ela é desconsiderada. Os departamentos ou setores caem no pecado da “rotinização”, ou seja gerenciam projetos ou ações rotineiras. A gestão da gestão destes setores não é realizada. Nestes casos o crescimento efetivo não ocorre.
Pense nisso!
José Augusto Fabri – fabri@utfpr.edu.br
Engenharia de Software 